Edits on two tables

[Gonzaloma]

Hi everyone, First of all thank you for all your help!.

In this episode of me trying to learn appsheet, 

I have a form that adds a new row to another table, for that, no problem.

The problem comes when I edit a row in the original table, I want that the information updates on the table where the row was added.

Trying with bots but no luck.

Suggestions?

thank you again!

[Joseph_Seddik · Accepted solution]

I see thank you. In this case, to pass values between different actions you can use the INPUT() function. 

[Joseph_Seddik]

One easy way to do it:

1. Set app formulas for the relevant columns in the target table to copy the values of the corresponding columns in the source table.
2. Add a simple counter column in your target table initialized to the Number 0, calle it for example "Refresh".
3. Construct a data action, call it incrementRefresh with the following settings:
   • For a record of this table: Target Table
   • Do this: Data: set the values of some values in this row
   • Set these columns:
     
     • Refresh: [Refresh] + 1
        
4. In your Source table, construct another action, call it refreshTargetTable, with the following settings:
   • For a record of this table: Source Table
   • Do this: execute an action on a set of rows
   • Referenced Table: Target Table
   • Referenced Rows: put an expression that returns the target row key value.
   • Referenced Action: incrementRefresh 
      
5. Set refreshTargetTable as the Form Saved Action in you Source Table's form view. 

In this way, whenever a user saves a Source Table form, the "Refresh" column in the relevant row in the Target Table will be updated, causing all App Formulas in columns of the same row to be recalculated copying the updated values from the Source Table.

You can also use these actions in bots. 

[Gonzaloma]

Hi Joseph, thank you for you answer

Already did that on other tables, however the target table takes info of several source tables, so no formula can be used in each column.

The app is for cattle stock, the target table registers INPUTS and OUTPUTS of cattle. An input could be for birth or buying (two tables), OUTPUTS could be for death, selling, or a change in the category of the animal. The target table has a bot that refreshes a summary tables with the stock

[Joseph_Seddik · Accepted solution]

I see thank you. In this case, to pass values between different actions you can use the INPUT() function. 

[Gonzaloma]

Great!, this was a solution!. However, now I am struggling whith edits and deletes of de source table on the target table!

[Joseph_Seddik]

Could you please explain this further? What exactly is giving you difficulties?

[Gonzaloma]

Thank you in advanced. Sorry if a wasn't clear enough.

[Gonzaloma]

I will try to explain in detail, very sorry for my english.

The structure of tables is the following

1. There are three like summary tables, One for the total in each category, One for the sum of each category in  each group (in a group could more than one category, for example cows and calves), and the last table and the most important one, the table that puts together all the movements in the stock, outputs and inputs, lets call it the MOVEMENT TABLE.
2. I have two tables of outputs of stock, sales and death.
3. Two tables of inputs of stock, births and buys.
4. Other two tables that generates an input and a output (in the movement table), these are Changes of Category (for exapmle a calf that becames a steer or a bull) and Changes of Group.

The movement table has the following structure

IdMovement, IdReferenced( here it goes the Id that generates this movement), date, Type (input/output), reason (Sell, Buy, etc), IdCategory, IdGroup, and quantity.

So whenever for example I change animals for one group to another two rows are generated in this table with two different IdMovements but the same info in the other columns except for Type and IdGroup, one row has de input for the group "A" and the other the output for the group "B".  The edit of these is type of rows is where I have difficulties.

The only way I could use inputs is if I change de KeyColumn to the IdReferenced, but there I will hace repeted values.

[Joseph_Seddik]

Nothing to be sorry for my friend!

I believe your data structure can be simplified, so that things are made easier for you. Would you please post screen shots of your tables and column configurations? This will make it easier for me to correlate with your description. 

Por cierto, Gonzalo, ¿hablas español? Si es el caso si quieres podemos continuar en español mejor 🙂 Gracias.

[Gonzaloma]

De haber sabido que hablabas español! . Bueno ahí te hago un par de screenshots.

Ahora en español,

Cada Tabla que genera una entrada y una salida se refleja en la tabla movimientos, para después actualizar en las tablas de categorías los totales y la de rodeos el total por categoría.

[Gonzaloma]

Básicamente, necesito una forma de seleccionar las filas que deben modificarse en la TABLA MOVIMIENTOS por su IDREFERENCIA (que puede estar repetido, en el caso de las tablas que generan una tabla por entrada y otra por salida) y no por su IDMOVIMIENTO. 

El problema es que el IDREFERENCIA puede venir de un IDCOMPRA, un IDVENTA, un IDCAMBIOCATEGORIA, etc.

[Joseph_Seddik · Accepted solution]

Gracias por la explicación. 

La app se vuelve complicada porque la estructura de datos no es la optima. Lo que veo es que tienes demasiadas tablas innecesariamente. Lo que yo haría será simplificar en primero la estructura de datos para que luego todo me saldría más fácil.

Por ejemplo: no necesitas tener una tabla para cada uno de los motivos de movimientos. En lugar de tener una tabla de Nacimiento, otra de Compras, otra de Muerte, otra de Venta, etc., lo que necesitarás únicamente es una tabla de Motivos, con dos columnas: ID Key, y nombreMotivo Label. Y en la tabla de Movimientos, tendrás una columna Ref  apuntando a la tabla Motivos. 

Veo que no estás identificado los animales de manera individual, si posible operacionalmente será mejor. Si no, continuamos con la organización actual de tratar los animales en cantidades. 

En la tabla de Rodeos, estás listando las categorías en columnas, lo que está desaconsejado en las bases de datos. Esta tabla debe tener solo tres columnas, Key, Label, y una columna de Total , pero nada más. También es el caso para la tabla Categorías. 

Ahora, lo que vamos a hacer es reflejar el flujo natural del trabajo dentro de la app. Para eso, vamos a eliminar también las tablas: Cambio de Rodeo y Cambio de Categoría. El usuario va a empezar siempre en la tabla de Movimientos. Por lo tanto, adaptaremos un poquito esta tabla donde vamos a crear solo un registro por movimiento no dos. 

Los motivos de un movimiento pueden ser:

1. Venta
2. Muerte
3. Compra
4. Nacimiento
5. Cambio de Categoría
6. Cambio de Rodeo

Por lo tanto, la tabla Movimientos debe tener las columnas abajo. La columna Tipo no será necesario.

movID	Cantidad	Motivo	Fecha	De Rodeo	De Categoría	A Rodeo	A Categoría	ventaID	compraID
Key	Number	Ref a Motivos	Date	Ref a Rodeos	Ref a Categorías	Ref a Rodeos	Ref a Categorías	Ref a Ventas	Ref a Compras

Así será el comportamiento del formulario Movimientos en cada caso:

1. Motivo: Venta
   • Required: Cantidad, Fecha, De Rodeo, De Categoría, ventaID
   • Ocultar el resto de las columnas 
        
2. Motivo: Muerte
   • Lo mismo de Venta, pero ocultar ventaID
        
3. Motivo: Compra
   • Required: Cantidad, Fecha, A Rodeo, A Categoría, compraID
   • Ocultar el resto de las columnas 
        
4. Motivo: Nacimiento
   • Lo mismo de Compra, pero ocultar compraID
        
5. Motivo: Cambio de Categoría
   • Required: Cantidad, Fecha, De Categoría, A Categoría
   • Ocultar el resto de las columnas
          
6. Motivo: Cambio de Rodeo
   • Required: Cantidad, Fecha, De Rodeo, A Rodeo
   • Ocultar el resto de las columnas

Lo que falta ahora es actualizar el Total en las tablas Categorías y Rodeos. Eso se podría hacer en diferentes maneras. La más eficiente será:

1.  Impedir los Edits y los Deletes en la tabla de Movimientos y permitir sólo Adds. Si se hace en error, se puede siempre añadir otro movimiento de ajuste. 
2. Crear un Bot con un trigger de Adds Only en la tabla Movimientos.
3. Añadir el valor de la columna Cantidad al valor de la columna Total de la filas referenciadas por A Categoría si existe y A Rodeo si existe, en sus tablas correspondientes. 
4. Substraer el valor de la columna Cantidad al valor de la columna Total de la filas referenciadas por De Categoría si existe y De Rodeo si existe, en sus tablas correspondientes.
5. Se podría autorizar Deletes si lo deseas en la tabla Movimientos y en este caso tendrás de crear un nuevo Bot, e invertir las acciones en 3. y 4. arriba. 

Y por último, a partir de las tablas Movimientos y Motivos, puedes crear cualquier vista filtrada utilizando Slices o la función LINKTOFILTEREDVIEW().

[Gonzaloma]

Tremenda explicación Joseph, te agradezco mucho. Voy a tener que mandarte un vino argentino! O invitarte con un asado si algún día venís jaj!

[Gonzaloma]

Revisando un poco con detalle tu excelente explicación, encuentro algunos inconvenientes.

1-Por que me pides que tenga una columna IdVenta e IdCompra si has pedido que borre esas tablas.

2- En Motivo Cbo. Categoría y en Cbo. Rodeo, tengo el siguiente problema. Un Rodeo puede tener varias Categorías; y una Categoría puede estar en diferentes Rodeos. Por tanto, cuando yo hago un cambio de categoría, tengo que decir en que rodeo lo estoy haciendo.

DE NUEVO TE AGRADEZCO ENORMEMENTE TU AYUDA! HA SIDA MUCHÍSIMA!

SALUDOS

[Joseph_Seddik]

Qué chulo !! Ya tengo hambre 😁

1. Disculpa, no quería decir eso. La idea es empezar siempre en el formulario de movimientos, lo que refleja de manera natural lo que estás haciendo en el día a día. No deberías eliminar las tablas Compras ni Ventas, porque en ambas tablas normalmente existen más informaciones, como por ejemplo El Cliente en el caso de Ventas, El Proveedor en el caso de Compras, el Monto cobrado o pagado, etc. En las tablas de Muertes y Nacimientos sin embargo, si no estás registrando más informaciones relacionadas con esos eventos, no sé por ejemplo manera de desecho en el caso de muerte, o peso al nacimiento, entonces no habrá razón para mantener estas tablas. Como no tienes identificación individual de animales creo que esas dos tablas no tienen utilidad. 
   Esta es la idea:  mantener las tablas para registrar informaciones adicionales sobre el evento si necesario, NO para registrar un movimiento. 
2. Sin problema, la tabla de Movimientos ya está estableciendo la relación Many-to-Many entre los Rodeos y las Categorías. Siguiendo con la hipótesis de que no tienes identificación individual de animales y lo que te importa son los totales, lo único que tendrás que hacer es mantener una columna de Rodeo en el caso de cambio de Categoría y vice versa. Así:
   • E. Motivo: Cambio de Categoría
     • Required: Cantidad, Fecha, De Categoría, A Categoría, De Rodeo
     • Ocultar el resto de las columnas
            
   • F. Motivo: Cambio de Rodeo
     • Required: Cantidad, Fecha, De Rodeo, A Rodeo, De Categoría
     • Ocultar el resto de las columnas

[Gonzaloma]

Genial! Avancé con tu propuesta y me di cuenta de esto último que me dices. 

La identificación individual está, pero por ahora es un problema ya que hay errores de registros y pérdidas del tag que las identifica. Será para otro paso.

Ha sido increíble tu ayuda, nosé como agradecerte!

[Gonzaloma]

Buenos días Joseph, te hago un update de la situación

Seguí tus consejos y armé las tablas como me dijiste. 

Luego para los totales usé en cada caso esta expression

SUM(SELECT(MOVIMIENTOS[Cantidad],[A Categoría]=[_THISROW].[IdCategoría]))-SUM(SELECT(MOVIMIENTOS[Cantidad],[de Categoría]=[_THISROW].[IdCategoría]))

y

SUM(SELECT(MOVIMIENTOS[Cantidad],[A Rodeo]=[_THISROW].[IdRodeo]))-SUM(SELECT(MOVIMIENTOS[Cantidad],[De Rodeo]=[_THISROW].[IdRodeo]))

Y una columna Refresh or Update que recalcula cada vez que el form de Movimientos se guarda. Algunos problemas que me encontré fue con los cambios de categoría y rodeo pero fueron solucionados. 

Lo que no me ha quedado claro es como hacer para tener la información de cuantos animales de cada categoría hay en un rodeo. Si tienes algún post que me pueda orientar un poco sería genial.

Has sido genial conmigo, y te agradezco mucho toda tu ayuda!

Saludos!!

[Joseph_Seddik]

Hola Gonzalo,

Eso dependería de cómo quieres representar los datos en un view o en un template de informe.  La relación existe, pero las expresiones a utilizar dependería de la manera de representación.